TEKNOLOGI PERKANTORAN 

VIRTUAL OFFICE

1. Pengertian Virtual Office

Kantor virtual merupakan kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha.

2. Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor

      1. Tradisional

      2. Transisional

      3. Transformasional

3. Cara Menerapkan Virtual Office

qMenyediakan sumber daya komputer.

qMenyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.

qMenyediakan perlengkapan nonkomputer.

qMenyiapkan sarana telepon yang dapat di-forward(dialihkan).

qMenyediakan kelengkapan untuk  panggilan konferensi.

qMembuat jadwal pertemuan reguler.

qMelaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur.

4. Manfaat Menerapkan Virtual Office dalam Bisnis

      1. Lebih Fleksibel

     2.Hemat Biaya

     3. Banyak Pilihan Pekerjaan

    4.Penghasilan Tidak Terbatas

    5. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

5. Keuntungan Kantor Maya

1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinggamengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan peralatan kantor bagi tiappegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya parapeserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatiandaripada biasanya. 
4. Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja,
5. Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam virtual office ini.
6. Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.

KERUGIAN KANTOR MAYA

    1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

   2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas darioperasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuangsewaktu-waktu.

   3. Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. 

  4. Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.

 5. Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu.

   6. Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.

  7.Kesulitan menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka.