Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor
Pengadaan adalah setiap kegiatan yang
bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang
pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara
sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan
kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.
Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.
Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.
Berikut ini contoh BON PERMINTAAN PERALATAN PERLENGKAPAN
KANTOR
Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai
Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.
Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai
- Menyusun analisis dan menganalisis
keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan
memperhatikan barang yang masih layak pakai.
- Melakukan perkiraan biaya yang
diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
- Menetapkan skala prioritas menurut
dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.
Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan
urutan sebagai berikut.
- Menyusun daftar perlengkapan yang
disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.
- Menyusun perkiraan biaya yang
diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
- Menyusun rencana pengadaan barang
tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor
diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan
kantor, yakni sebagai berikut:
a. Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:
a. Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:
·
Persediaan
alat-alat pemelihara yang diperlukan.
·
Memenuhi
syarat penyimpanan barang.
·
Memperhatikan
sifat barang yang disimpan.
·
Memperhatikan
jangka waktu penyimpanan.
·
Memperhatikan
tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.
b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.
c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.
Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.
Berdasarkan prosedur pengadaan peralan kantor diatas seharusnya pegawai administrasi kantor sudah dapat membeli kebutuhan peralatan untuk kantor.
b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.
c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.
Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.
Berdasarkan prosedur pengadaan peralan kantor diatas seharusnya pegawai administrasi kantor sudah dapat membeli kebutuhan peralatan untuk kantor.
Fungsi dan Perencanaan Perbekalan
Penatausahaan perbekalan dalam praktiknya dapat dilakukan bersama dengan inventasisasi barang kantor tersebut. Inventarisasi barang mempunyai kaitan dengan perbekalan dan merupakan alat penunjang fungsi logistik atau perbekalan.
Dengan demikian inventarisasi berfungsi sebagai berikut:
- Menyediakan data untuk merencanakan
dan menentukan kebutuhan barang.
- Memberikan informasi untuk
dijadikan bahan pengarahan dalam pengadaan barang.
- Memberikan pedoman pendistribusian
barang.
- Memberikan petunjuk dalam rangka
pemeliharaan barang.
- Menyediakan data atau informasi
dalam menentukan barang rusak, barang berlebih, serta penghapusan dan
pertanggungjawaban.
- Membina katalogisasi dan
standarisasi barang.
- Mempermudah pengawasan.
Kegiatan
perencanaan di bidang administrasi perlengkapan ditekankan pada perencanaan
kebutuhan perlengkapan dan perencanaan biaya keseluruhan untuk melaksanakan
tugas di bagian perbekalan. Dalam menyusun rencana kebutuhan hendaknya kita
memperhatikan keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, seperti adanya penambahan
dan penggantian pegawai serta adanya tugas-tugas khusus yang membutuhkan
perbekalan khusus.
Rencana
kebutuhan hendaknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran. Setelah
rencana kebutuhan perlengkapan selesai dibuat, selanjutnya disusun perencanaan
biaya yang meliputi biaya pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
penginventarisasian, dan penghapusan agar tidak ada kebutuhan yang tertinggal
dalam perhitungan biaya.
Dalam
menyusun rencana anggaran dibuat daftar usulan kegiatan (DUK) yang berisi perhitungan
harga pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu sebagai
perbandingan.
Cara Penanganan Peralatan/Perbekalan Kantor
Apabila kegiatan pengadaan barang telah terlakana, langkah
berikutnya adalah kegiatan penyimpanan yang terdiri atas penerimaan,
penyimpanan, dan pengeluaran atau penyaluran. Ketiganya tidak terpisahkan dan
merupakan proses kegiatan penyimpanan yang harus dilakukan.
Tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan barang adalah sebagai berikut:
Penerimaan Barang\
Pada prinsipnya semua kegiatan pengiriman barang harus
didahului dengan pemberitahuan kepada penerima barang bahwa barang akan dikirim
pada waktu, jumlah, dan spesifikasi tertentu. Pemberitahuan ini diberitahukan
kepada penerima sebelum barang tiba.
Berdasarkan surat pemberitahuan dari pengirim, satuan kerja
yang akan menerima barang segera mempersiapkan segala sesuatunya mengenai
tempat penerimaan, tempat penyimpanan barang, panitia penerima atau pemeriksa
barang, dan tata cara penerimaan. Proses penerimaan barang antata lain sebagai
berikut:
- Satuan
kerja menerima barang memberntuk panitia penerima atau pemeriksa barang.
Anggota panitia minimal berjumlah tiga orang. Apabila barang yang akan
diterima bersifat teknis, anggota panitia sebaiknya ada yang ahli dalam
bidang yang sesuai dengan jenis barang yang diterima. Apabila anggota yang
ahli sulit dicari, barang tersebut hendaknya dapat diterima setelah
diadakan ujicoba.
- Apabila
barang telah tiba, anggota panitia segera melaksanakan penerimaan dan
pemeriksaan barang, baik pemeriksaan administratif, seperti pemeriksaan
faktur yang berisi data barang secara kualitatiff dan kuantitatif maupun
pemeriksaan fisik.
- Berdasarkan
hasil pemeriksaan, panitia membuat berita acara pemeriksaan. Berita acara
tesebut berisi, antara lain sebagai berikut.
·
Nomor berita acara
·
Hari, tanggal, dan tempat pembuatan
berita acara
·
Nama anggota panitia pemeriksa
·
Nama, jabatan, dan alamat yang
menyerahkan
·
Dasar penerimaan, yaitu surat
pengantar, faktur dan invoice bernomor
·
Hasil pemeriksaan tentang kondisi
baran gdengan keterangan antara lain, baik, kurang, hilang
·
Tanda tangan anggota panitia dan
yang menyerahkan
·
Pihak yang mengetahui, misalnya
kepala satuan kerja.
4.
Apabila volumen dan jumlah barang
yang diterima banyak dan tidak dapat ditulis dalam lembaran berita acara,
informasi dalam berita acara dapat dituliskan di lembaran tambahan sebagai
lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi barang, misalnya dalam formulir
yang isinya, antara lain sebagai berikut:
·
Peralatan mesin, misalnya nomor
urut, nama barang, merek atau tipe, kapasitas, tahun pembuatan, nomor mesin,
nomor seri, pabrik pembuat, harga, nomor kontrak, nomor faktur, serta kondisi
barang.
·
Bukan peralatan mesin, misalnya
nomor urut, nomor kode barang, nama barang, uraian, satuan, jumlah barang,
harga satuan, harga seluruhnya, nomor kontrak atau SPK, dan nomor faktur atau
invoice.
- Berita
acara dibuat dalam jumlah rangkap secukupnya dan didistribusikan kepada
pihak-pihak sebagai berikut.
·
Satu berkas kepada atasan dan satuan
kerja fungsional lainnya yang relevan
·
Satu berkas laporan kepada pengirim
barang
·
Satu berkas untuk urusan penyimpanan
·
Satu berkas untuk bagian tata usaha
- Semua
dokumen yang meliputi faktur dan berita acara serta barang, diserahkan
oleh panitia kepada bendaharawan atau kepala gudang.
Penyimpanan Barang
Berdasarkan tembusan berita acara penerimaan dan
pemeriksaan, bagian penyimpanan segera melaksanakan pengecekan terhadap barang
yang akan disimpan. Barang yang akan disimpan dapat dikelompokkan sebagai
berikut.
- Disimpan
sebagai barang sediaan
- Disimpan
dalam proses pemakaian
- Disimpan
kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja lain atau pemakai berdasarkan
ketentuan pengirim atau ketentuan menurut kebijaksanaan pimpinan.
- Disimpan
sementara tanpa pembongkaran kemudian diteruskan ke alamat yang tercantum
pada etiket atau label peti kemasan dengan keterangan transit atau
penyimpanan sementara.
Bagian penyimpanan hendaknya sudah mengetahui dan menetapkan
di mana barang-barang akan diletakkan pada tempat penyimpanan. Penataan dapat
mempertimbangkan keadaan berikut.
- Barang
yang cepat keluar hendaknya diletakkan di lokasi gedung yang berdekatan
dengan pintu keluar.
- Barang
yang paling lambat dikeluarkan hendaknya diletakkan pada lokasi bagian
dalam.
- Barang
yang disimpan untuk sediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian
sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu.
- Semua
barang yang disimpan, baik untuk jangka waktu yang lama maupun sementara
hendaknya dicatat dalam buku penerimaan, kartu barang, dan kartu atau
stock. Pencatatan sangat bermanfaat terutama untuk memantau barang yang
masih harus disalurkan ke tempat lain. Data pada catatan juga berguna
untuk mencocokan apakah barang yang telah dikirim telah sesuai karena jika
terjadi kehilangan atau kekurangan dalam proses penyaluran, dapat
digunakan untuk mengecek di gudang transit atau satuan kerja pengiriman
terakhir.
- Pencatatan
barang pada buku barang atau buku penerimaan memuat informasi sebagai
berikut.
·
Nomor urut yang dibuat secara
kronologis
·
Nama dan alamat pengirim
·
Tanggal penerimaan
·
Nomor dan tanggal bukti atau dokumen
pengiriman
·
Nama dan uraian barang meliputi
merek, tipe, dan ukurannya.
·
Satuan dalam buah atau unit.
·
Jumlah barang
·
Harga satuan dan jumlah barng
·
Keterangan
- Pencatatan
barang pada kartu barang yang dilakukan pada setiap jenis barang. Kartu
barang memuat kolom isian sebagai berikut.
·
Nama barang
·
Kode barang
·
Satuan barang
·
Sediaan barang minimum
·
Sediaan barang maksimum
·
Tanggal barang diterima atau
dikeluarkan
·
Nomor bukti atau dokumen penerimaan
dan pengeluaran barang
·
Jumlah barang yang diterima dan
dikeluarkan
·
Sisa barang
·
Paraf petugas atau pejabat penyimpan
barang
·
Keterangan
Setiap barang yang keluar atau masuk terlebih dahulu dicatat
pada kartu dan diberi paraf sehingga sediaan barang di gudang atau tempat
penyimpanan lainnya dapat diketahui setiap saat. Kartu barang diletakkan di
tempat penyimpanan barang yang bersangkutan. Kartu barang harus selalu berada
di tempatnya dan jika sudah penuh diganti dengan kartu baru dan diberi nomor
urut.
Secara berkala kartu yang sudah diganti dengan kartu baru disimpan sebagai arsip. Apabila ada ketidaksesuaian, harus segera dilaporkan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
Secara berkala kartu yang sudah diganti dengan kartu baru disimpan sebagai arsip. Apabila ada ketidaksesuaian, harus segera dilaporkan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
- Pencatatan
pada buku sediaan (stock) yang dapat dilakukan sebagai berikut
·
Buku sediaan berada di bagian tata
usaha dan merupakan dokumen pencatatan barang sediaan
·
Buku sediaan merupakan sumber data
yang berfungsi sebagai berikut:
a. Pertanggungjawaban
b. Pengendalian informasi
c. Informasi sediaan yang sesuai dengan fisiknya
a. Pertanggungjawaban
b. Pengendalian informasi
c. Informasi sediaan yang sesuai dengan fisiknya
·
Buku sediaan diisi pada waktu
diterimanya bon permintaan dan bon pengeluaran barang.
- Pengadaan
buku katalog. Buku katalog merupakan dokumen pencatatan yang didalamnya
berisi kode setiap barang dalam gudang. Pada setiap kartu dan buku barang
tercantum nomor kode dalam katalog tersebut.
- Setiapgudang
dilengkapi dengan denah lokasi barang yang dapat menunjukkan secara tepat
dan cepat barang sediaan tertentu.
Pengeluaran Barang
Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan
atau bon permintaan atau surat perintah pengeluaran dari atasan. Setiap
pengeluaran harus diketahui bendaharawan barang, kepala gudang, atau atasan.
Pengeluaran barang meliputi pengeluaran untuk gudang lain,
pemakai, penghapusan, perbaikan, dan peminjaman. Pengeluaran untuk gudang atau
tempat penyimpanan lain dalam lingkungan satuan kerja atau antarsatuan kerja
meliputi pengeluaran atas permintaan, pengeluaran atas perintah atasan,
pengeluaran untuk mencukupi kekurangan, dan pengeluaran untuk dikembalikan ke
asal barang karena kesalahan mengirim.
Pengeluaran barang harus dicatat pada buku pengeluaran.
Setiap barang yang dikeluarkan atau diserahkan harus disertai berita acara atau
pengeluaran lainnya, seperti faktur dan bon yang ditandatangani penerima barang
dan yang menyerahkan barang.
Setia barang yang dikeluarkan harus dicatat pada kartu
barang atau mutasi barang agar secara cepat dapat diketahui sisa barang yang
ada dalam gudang atau tempat penyimpanan lainnya.
Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Pemeliharaan dan
perawatan barang kantor mutlak harus dilaksanakan, karena kalau tidak akan
mengakibatkan barang menjadi cepat rusak sehingga akan mengganggu pelaksanaan
kerja. Tentu kita tidak ingin peralatan dan perlengkapan barang rusak sebelum
waktunya bukan?.
Pemeliharaan dan perawatan adalah suatu kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap pakai. Bagaimana kita mengatur barang-barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari berbagai kerusakan karena hama, hilang, kadaluarsa, penyimpanan tidak teratur dan lain sebagainya.
Manfaat pemeliharaan dan perawatan adalah:
Pemeliharaan dan perawatan adalah suatu kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap pakai. Bagaimana kita mengatur barang-barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari berbagai kerusakan karena hama, hilang, kadaluarsa, penyimpanan tidak teratur dan lain sebagainya.
Manfaat pemeliharaan dan perawatan adalah:
- Barang-barang
akan terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan.
- Memperpanjang
umur barang (perlengkapan) sehingga tidak perlu diganti dalam waktu
singkat.
- Menghindari
kehilangan karena selalu terpantau dengan baik.
- Menghindari
penyimpanan yang tidak teratur.
- Dengan
terpeliharanya akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
Macam-Macam Pemeliharaan atau
Perawatan
Bermacam jenis pemeliharaan/perawatan barang dapat dilihat
dari dua segi.
1. Menurut kurun waktu
·
Pemeliharaan sehari-hari, yaitu
pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, dan dikerjakan oleh orang yang
bertanggungjawab menggunakan barang tersebut.
·
Pemeliharaan berkala, yaitu
dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, (misalnya satu bulan sekali, tiga
bulan sekali) dan dikerjakan sendiri maupun meminta bantuan orang lan.
2. Menurut jenis barang
·
Barang bergerak, misalnya kendaraan
bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya. Pemeliharaannya dapat dilakukan
setiap hari atau berkala.
·
Barang tidak bergerak, misalnya
menutup keran air, memadamkan listrik. Pemeliharaan dapat dilakukan tiap hari
dengan tujuan untuk mencegah kerusakan, dan pencegah pemborosan.
Agar pemeliharaan dan perawatan dapat dilakukan dengan baik,
perlu ditunjang oleh alat-alat perlengkapan pemeliharaan itu sendiri. Misalnya
disediakan:
- Map
- Filling
cabinet
- Ordner
- Rak
besi
- Lemari
barang
- Penghisap
debu
- Lap
atau kemoceng
- Kamper
- Oli
dan Minyak
- Obat
serangga
- Sapu
- Kapur
barus
- Kantong
plastik
- Sarung
tangan
- Masker
dan lain-lain.
Untuk mencegah hama, perlu diadakan penyemprotan dan pada
waktu tertentu perlu disediakan kamper. Untuk alat-alat kantor, misalnya
mesin-mesin, alat laboratorium, dijaga agar bebas dari debu. Untuk mencegah kebakaran,
perlu diadakan alat pemadam kebakaran, tidak menyimpan bahan-bahan bakar,
dilarang merokok dan lain sebagainya.
Cara Pemeliharaan dan Perawatan
Barang Kantor
- Selalu
membersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang
tersebut dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dan tidak
rusak.
- Selalu
memperbaiki barang yang rusak
- Memperhatikan
cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis
dan kode masing-masing.
- Selalu
menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam
keadaan baik dan benar.
- Selalu
mengoperasikan/menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan
aturan pakainya.