SOAL OTK KEPEGAWAIAN KELAS XII OTKP SAGA 22/07/21

1. Jelaskan pengertian Disiplin !

2. Sebutkan Unsur pokok pembentukan disiplin !

3. Sebut dan Jelaskan jenis-jenis disiplin dalam organisasi !

4. Mengapa di suatu organisasi di terapkan disiplin?

5. Sebutkan Kewajiban PNS dan Larangan PNS !

SOAL OTK KEPEGAWAIAN KELAS XI OTKP SAGA

Sebelum mengerjakan soal terlebih dahulu berdoa menurut agama dan kepercayaan masing-masing.!

Jawablah pertanyaan di bawah ini:

1. Jelaskan pengertian administrasi kepegawaian menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman !

2. Jelaskan Pengertian pegawai menurut UU No 8 Tahun 1947 dan UU No.43 Tahun 1999 Pasal 1 butir pertama !

3. Jelaskan sistem administrasi kepegawaian!

ADMINISTRASI UMUM 22 /07/21

HAKIKAT ADMINISTRASI PERKANTORAN

 

Hakikat administrasi perkantoran terbagi menjadi 4, yaitu:

1. Pengertian adminstrasi perkantoran dan kantor

2. Unsur-unsur administrasi perkantoran

3. Ruang lingkup administrasi perkantoran

4. Tujuan administrasi perkantoran

 

 

1. Pengertian Administrasi Perkantoran dan Kantor

Pengertian Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad dan ministrate berarti pemberian jasa atau bantuan. Dalam bahasa Inggris disebut administration yang berarti melayani dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan arti tersebut konsep administrasi adalah memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya.

Dalam arti luas, administrasi adalah proses kerja sama beberapa individu dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Dan dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan,  yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, pengarsipan dokumen, serta hal-hal lainnya yang dimaksud untuk menyediakan informasi serta memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

Dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Kantor

Kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja. Oleh karena itu, pengertian kantor dapat ditinjau dari dua aspek, yaitu berdasarkan fisik dan segi aktivitas.

Secara fisik, kantor dapat diketahui dari bentuk ruangan atau gedung bersifat permanen sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya pemeliharaan warkat dan pengurusan informasi. Dan segi aktivitas kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, dikarenakan adanya pembagian pekerjaan di antara mereka unutuk mencapai tujuan organisasi.

Pengertian Administrasi Perkantoran

            Dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran merupakan segala rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

 

2. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

a.      Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

 

b.      Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

 

c.       Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.

 

d.      Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

 

e.      Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

 

f.        Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja sama.

 

g.      Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h.      Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

 

3. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

a.      Kegiatan Kantor

Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

1.      Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi:

a)      Perencanaan gedung

b)      Tata ruang kantor

c)      Penerangan/cahaya

d)      Ventilasi

e)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

f)       Anggaran (budgeting) perkantoran

g)      Standar kualitas kerja

h)      Sistem informasi dan telekomunikasi

 

2.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi:

a)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

b)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

c)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

 

3.      Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi:

a)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

b)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

c)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

d)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

e)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

f)       Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

 

4.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

 

b.      Sarana dan Fasilitas Kantor

1.      Lokasi Kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu:

a)      Faktor keamanan

b)      Faktor lingkungan

c)      Faktor harga

 

2.      Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

a)      Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

b)      Memiliki fasilitas yang memadai

c)      Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

 

3.      Peralatan

a)      Perabotan kantor (office furniture) merupakan segala macam barang/benda kantor yang berfungsi penunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dll.

b)      Perbekalan kantor (office supplies) merupakan semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor, seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dll.

 

4.      Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

 

5.      Mesin-Mesin Kantor

Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Contohnya, mesin tik, komputer, stensil, OHP, dan mesin fotokopi.

 

4. Tujuan Administrasi Perkantoran

a.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

b.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

c.       Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

d.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

e.      Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.

f.        Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

 

OTK KEPEGAWIAN KELAS XII OTKP SMK SAGA KUTOARJO

 Pengertian Disiplin Pegawai Negeri Sipil

Pengertian disiplin dapat dikonotasikan sebagai suatu hukuman, meskipun arti yang sesungguhnya tidaklah demikian. Disiplin berasal dari bahasa latin “Disciplina” yang berarti latihan atau pendidikan kesopanan dan kerohanian serta pengembangan tabiat.Jadi sifat disiplin berkaitan dengan pengembangan sikap yang layak terhadap pekerjaan.Di dalam buku Wawasan Kerja Aparatur Negara disebutkan bahwa yang dimaksud dengan disiplin adalah “sikap mental yang tercermin dalam perbuatan, tingkah laku perorangan, kelompok atau masyarakat berupa kepatuhan atau ketaatan terhadap peraturan-peraturan yang ditetapkan Pemerintah atau etik, norma serta kaidah yang berlaku dalam masyarakat”.Sutopo Yuwono di dalam bukunya yang berjudul Dasar-Dasar Produksi, diungkapkan bahwa disiplin adalah sikap kejiwaan seseorang atau kelompok orang yang senantiasa berkehendak untuk mengikuti atau mematuhi keputusan yang telah ditetapkan.Alfred R. Lateiner dan I.S.Levine telah memberikan definisi antara lain, disiplin merupakan suatu kekuatan yang selalu berkembang di tubuh para pekerja yang membuat mereka dapat mematuhi keputusan dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.Di samping beberapa pengertian mengenai disiplin pegawai tersebut di atas, A.S. Moenir mengemukakan bahwa “Disiplin adalah ketaatan yang sikapnya impersonal, tidak memakai perasan dan tidak memakai perhitungan pamrih atau kepentingan pribadi.

KLIK DISINI MATERI DISIPLIN PNS

OTK KEPEGAWAIAN KELAS XI OTKP 1 SMK SAGA KUTOARJO

Administrasi Kepegawaian – Pengertian, Perumusan, Tujuan, Sistem, Fungsi, Perencanaan, Pengarahan, Pengendalian

Administrasi Kepegawaian – Pengertian, Perumusan, Tujuan, Sistem, Fungsi, Perencanaan, Pengarahan, Pengendalian : Administrasi kepegawaian ialah keseluruhan aktivitas ataupun kegiatan yang juga berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai “tenaga kerja” agar dapat mencapai tujuan.

Administrasi kepegawaian ialah keseluruhan aktivitas ataupun kegiatan yang juga berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai “tenaga kerja” agar dapat mencapai tujuan. Sedangkan administrator memiliki tujuan agar dapat menyusun dan juga mengendalikan dari keseluruhan aktivitas supaya dapat memelihara, mengembangkan, mendapatkan ataupun menggunakan para pegawai dengan sesuai dari beban kerjanya sehingga dapat mencapai tujuan dari organisasi ataupun perusahaan yang sudah ditentukan sebelumnya.

Pengorganisasian kepegawaian ialah menggolongkan dan menetapkan serta mengatur berbagai macam dari aktivitas ataupun kegiatan yang juga dianggap sangat penting yakni seperti menetapkan tugas dari seseorang, menetapkan wewenang dari seseorang dan juga yang lainnya. Dalam sebuah pola tertentu dengan sedemikian rupa sehingga para pegawai yang bekerja didalamnya bisa saling bekerja sama untuk bisa mempermudah di dalam mencapai suatu tujuan dari perusahaan ataupun organisasi.

---

Pengarahan pegawai ialah suatu teori dan keyakinan untuk dapat memotivasi pegawai dengan secara keseluruhan akan tetapi tidak ada kesepakatan mengenai apa yang bisa dimotivasi. Oleh karena itu menjadi sangat sulit bagi perusahaan ataupun organisasi supaya sampai kepada kebijakan dan juga pendekatan yang dapat memuaskan para pegawainya.

Selain hal itu bagi setiap perusahaan ataupun organisasi dengan skala apa saja membuat nalisis dengan mendalam tentang apa yang bisa memotivasi dari setiap tenaga kerjanya merupakan hal yang tidak praktis akan tetapi terdapat sebuah aturan-aturan yang praktis yang dapat diikuti untuk bisa membantu memotivasi para pegawai dan juga meningkatkan kinerja dari para pegawai.

---

Perumusan Administrasi Kepegawaian

Adapun administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut:

• Sebagai Ilmu

Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.

---

• Sebagai Proses

Proses penyelenggaraan politik kepegawaian “kebijakan politik kepegawaian” atau program kerja/tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

---

• Sebagai Fungsi

Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu yang meliputi kegiatan:

1. 1. Merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik.
   2. Menyusun organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan tujuan dan sasaran pokok/kebijaksanaan politik.
      

      ---

• Sebagai Seni

Seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama dengan cara sedemikian rupa sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai jumlah maupun mutunya.

 

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Efisiensi, efektifitas dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-tingginya ialah merupakan tujuan utama administrasi. Untuk mencapai tujuan administrasi, dibutuhkan peran sumber daya manusia serta peran sumber daya bukan manusia “makmur, 2008:60”.

---

Tujuan administrasi kepegawaian yaitu:

• Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan/rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan dan yang tersedia.
• Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
• Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikanf dan latihan, peningkatan pendidikan formal dan meningkatkan ketrampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
  

  ---

• Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta memperhatikan pola karir.
• Peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai.
• Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik “Good Governance”.
  

  ---

Sistem Administrasi Kepegawaian

Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan.

---

Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum,

---

berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.

---

---

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.

---

Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.

---

Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann.

---

Pengorganisasian Kepegawaian

Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

---

Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.

---

Pengarahan Pegawai

Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.

---

1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif
4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya
   

   ---

5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang
7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan
   

   ---

Pengendalian Pegawai

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.

---

Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.

---