Penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Lengkap

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) sangatlah penting dalam kepegawaian. DUK dibuat Dalam rangka menjamin objektifitas pekerjaan pegawai negeri sipil (PNS) berdasarkan sitem karir dan sistem prestasi kerja maka dibuatlah dan dipelihahara yang lebih dikenal dengan sebutan Daftar Urut Kepangkatan pegawai negeri sipil.

 

Dasar Hukum DUK

DUK dibuat berdasarkan landasan hukum :

• Uundang-Undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 No. 55, Tambahan Lembaran Negara No. 3041). 

• Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 1972 tentang Badan Administrasi Kepegawaian Negara (Lembaran Negara Tahun 1972 No. 42).

• Peraturan Pemerintah No. 15 Tahun 1979 tentang Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 1979 No. 22, Tambahan Lembaran Negara No. 3138).

Pengertian DUK

Yang dimaksud dengan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah suatu dasar yang memuat nama pegawai Negeri sipil dan satuan organisasi Negara yang disusun berdasarkan sistem tingkat kepangkatan.

 

Fungsi DUK

DUK memiliki fungsi sebagai salah satu bahan untuk melaksanakan pembinaan karier PNS berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja, oleh karena itu Daftar Urut Kepangkatan  perlu dibuat dan dipelihara terus menerus tiap tahunnya secara rutin. Dengan DUK pembinaan karir PNS dapat dilakukan secara objektif.

Pembinaan karir tersebut meliputi: kepangkatan, penempatan dalam jabatan, pengiriman untuk mengikuti pelatihan jabatan dan lain sebagainya.

 

Duk juga berguna sebagai bahan pertimbangan untuk mengisi lowongan, maka PNS yang menduduki DUK lebih tinggi wajib dipertimbangkan. tetapi bila tidak mungkin diangkat untuk mengisi lowongan karna tidak memenuhi syarat2 lainya seperti syarat kecakapan, kepemimpinan, pengalaman dan lainnya maka harus diberitahukan kepadanya, sehingga dapat berusaha untuk memenuhi kekurangan tersebut untuk kepentingan masa mendatang.

 

Nomor Urut Dalam DUK Yang Wajib Diketahui

Pada Daftar Urut Kepangkatan DUK tidak boleh terdapat 2 (dua) nama PNS yang sama nomor urutnya, maka untuk menentukan nomor urut yang tepat dalam satu DUK dibuat ukuran secara berurutan. Daftar urut kepangkatan dapat disusun berdasarkan: 1. Pangkat, 2. Jabatan, 3. Masa kerja, 4. Latihan jabatan; 5. Pendidikan,  dan 6. Usia. 

 1. Berdasarkan Pangkat PNS

PNS/ASN yang memiliki pangkat lebih tinggi, dicantumkan pada no. urut yang lebih tinggi dalam DUK. Bila ter.dapat 2 orang atau lebih PNS yang berpangkat sama, misalnya Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b, maka di antara mereka yang lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan pada nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK. 

 2. Berdasarkan Jabatan  PNS

Bila terdapat 2 orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu pada waktu yang sama, maka di antara mereka yang memangku jabatan lebih tinggi dicantumkan pada nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.

Apabila tingkat jabatan juga sama, maka di antara mereka yang lebih dahulu diangkat dalam jabatan yang sama tingkatnya itu, dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi pada Daftar Urut Kepangkatan. 

 3. Berdasarkan Masa Kerja PNS

Bila ada 2 orang atau lebih PNS memiliki pangkat yang sama, dan menduduki jabatan yang sama, maka di antara mereka yang memiliki masa kerja sebagai PNS  lebih banyak dicantumkan dalam no. urut yang lebih tinggi dalam DUK.

Masa kerja yang diperhitungkan dalam DUK, ialah masa kerja yang dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji.

 4. Berdasarkan Latihan Jabatan PNS

Bila terdapat 2 orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil memiliki pangkat yang sama, menduduki jabatan sama dan mempunyai masa kerja sama, maka di antara pegawai yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, yang dicantumkan dalam nomor urut lebih tinggi pada penyusunan Daftar Urut Kepangkatan. Apabila jenis dan tingkat latihan jabatan sama, maka di antara pegawai yang terlebih dahulu lulus dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi pada saat penyusunan DUK. 

 5. Berdasarkan Pendidikan PNS

Bila ada 2 orang atau lebih PNS  memiliki pangkat yang sama, menduduki jabatan yang sama, memiliki total masa kerja yang sama, dan lulus dari latihan jabatan yang sama, maka di antara pegawai yang lulus dari pendidikan lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK. Bila tingkat pendidikannya sama, maka di antara pegawai yang lebih dulu lulus dicantumkan pada no. urut yang lebih tinggi dalam DUK.

 6. Berdasarkan Usia PNS

Bila terdapat 2 orang atau lebih PNS yang mempunyai pangkat sama, menduduki jabatan sama, memiliki masa kerja sama, lulus dari latihan jabatan sama, dan lulus dari pendidikan yang juga sama, maka di antara pegawai yang berusia lebih tinggi dicantumkan pada nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.

Cara Pengisian Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

Berikut ini merupakan penjelasan  mengenai pengisian data DUK  yang benar.

1. Penulisan Nomor Urut

Diisi menggunakan angka (value), tanpa tanda titik Angka 1 s.d. jumlah Pegawai Negeri Sipil pada instansi yang bersangkutan;

2. Penulisan Nama

• Diisi dengan nama lengkap serta gelar yang dimiliki

• Setelah inisial gelar di depan nama, diberi tanda titik dan 1 spasi. Contoh: Drs. Poerwanto

• Antara gelar yang satu dan lainnya diberi 1 spasi. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Poerwanto

• Untuk inisial gelar yang berada di belakang nama, setelah huruf akhir nama, diberi tanda koma (,) dan 1 spasi, selanjutnya inisial gelar. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Poerwanto, M.Si.

• Untuk singkatan nama, yang berada di depan atau di belakang nama utama, diberi tanda titik dan 1 spasi (tanpa tanda koma). Contoh : (M. Poerwanto bukan M Poerwanto.M.), (Poerwanto bukan M Poerwanto.), (Poerwanto M. bukan Poerwanto. M atau Poerwanto. M.).

• Untuk nama singkatan yang menggunakan 2 atau lebih huruf kapital atau gabungan huruf kapital dan kecil, cukup diberi 1 tanda titik setelah huruf terakhir, Contoh : (Muh. Poerwanto HS.), (HM. Poerwanto), (Hj. Yuliani Kas.)

• Untuk nama dengan singkatan nama yang diikuti oleh inisial gelar, setelah tanda titik diberi tanda koma (,), 1 spasi kemudian inisial gelar, Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Moh. Abdu HS., M.Si.

3. Penulisan NIP

• Diisi dengan angka, NIP terdiri dari 18 digit.

• Tanpa tanda titik.

• Tanpa Spasi.

Contoh :197102271997022001

4. Penulisan Gol. / Ruang Pangkat Terakhir.

• Tanpa menggunakan Spasi dan Tanpa menggunakan Titik (.)

• Sesuai dengan SK Kenaikan pangkat terakhir.

Contoh : IV/e IV/d IV/c IV/b IV/a/III/d III/c III/b III/a II/d II/c II/b II/aI/d I/c I/b I/a

5. Penulisan TMT Kenaikan Pangkat

• Terhitung Mulai Tanggal (TMT). Kenaikan Pangkat terakhir

• Sesuai dgn SK Kenaikan Pangkat terakhir

Formatnya : dd-mm-yyyy

Contoh : 01-03-2002

6. Penulisan Nama Jabatan

• Ditulis sesuai dengan NOMENKLATUR atau Struktur Organisasi instansi bersangkutan.

• Jika terlalu panjang, bisa disingkat dengan bentuk baku atau yang umum/ sering digunakan, diantaranyan : (Ka. Dinas), (Ka. Badan), (Wk. Ka.),  (Karo), (Kasubdin), (Kabag), (Kabid.),(Kasubbid), (Set.), (Sek.), (Dir.),  (WK. Dir.), (Kasubbag), (Kasubbid), (Kasi),  (Ka. UPTD).

• Jika terdapat Nama Jabatan Struktural Eselon IV (di bawah Eselon III) dalam suatu instansi yang sama, maka Nama Jabatan tersebut harus dilengkapi dengan Jabatan Struktural Eselon III nya. Misalnya: Kasubbid

• Istilah Staf untuk Pegawai Negeri Sipil yang tidak memiliki Jabatan Struktural, sebaiknya tidak digunakan. contohnya: Juru Ketik, Caraka, Sopir/Pengemudi

• Gunakan istilah Pelaksana atau Pengadministrasi untuk Pegawai Negeri Sipil yang tidak mempunyai Jabatan Struktural. Seperti :Pelaksana Administrasi Kepegawaian, Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat, Pelaksana Administrasi Keuangan, Pelaksana Pengawasan Lapangan.

• Setelah Nama Jabatan Pelaksana .... atau Peng-administrasi .... sebaiknya dilengkapi dengan nama Jabatan Struktural ditempat PNS tersebut bertugas. Misalnya: Pelaksana Administrasi Kepegawaian Subbag Umum, Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat Subbag Kenaikan Pangkat, Pelaksana Administrasi Keuangan Subbag Keuangan, Pelaksana Pengawasan Lapangan Seksi Jalan dan Jembatan.

 

7. Penulisan Eselon

Tanpa menggunakan Spasi di antara Tanda Titik Tengah

Tanpa tanda titik setelah karakter terakhir

Contoh : (I.B), (II.A), (III.A), (IV.A), (V.A), (II.B), (III.B), (IV.A), (V.A).

8. Penulisan TMT Eselon

Terhitung Mulai Tanggal (TMT) Pelantikan pada Eselon ybs.

Sesuai dengan Surat Pernyataan Pelantikan Eselon ybs.

Input data : dd/mm/yy

Contoh : 1/4/03 atau  01/04/03

9. Penulisan Tahun Masa Kerja

• Angka tahun MKG, terdiri dari 1-2 digit: 0–40.

• Masa Kerja pada kolom ini adalah MKG dalam satuan Tahun, berdasarkan SK Pangkat/Berkala atau SK lainnya yang terakhir yang mencantumkan Masa Kerja Golongan (MKG).

 

10. Penulisan Bulan Masa Kerja

• Angka bulan MKG, terdiri dari 1 - 2 digit: 0 – 11

• Sesuai dengan SK Pangkat/Berkala atau SK lain yang terakhir yang mencantumkan MKG.

 

11. Penulisan Nama Diklat Jabatan

Spati - Spama
Pim. I -  Pim.II
Spamen - Spala
Sespa - Adumla
Sespanas - Sepada
Pim. II -  Adum
Sepadya -  Pim.IV.
Sepadyanas

12. Penulisan Tahun Diklat

Angka tahun Latihan Jabatan terdiri dari 4 digit

Contoh : 1999 / 2004 / 2008

13. Penulisan Jumlah Jam Diklat

Diisi sesuai jumlah jam Diklat yang berssangkutan.

Contoh : 400 / 750 / 800

Baca Juga:

• Cara Tepat Menghitung Masa Kerja Pegawai Negeri Sipil
• Pengertian Aadministrasi Sekolah

14. Penulisan Nama Pendidikan

• Sebaiknya nama pendidikan disingkat sesuai dengan bentuk baku atau yang umum digunakan, seperti : Fekon,  Fisipol,  Poltek,, Faperta,  Fahutan , Ak. Farmasi, F. Kedokteran, F. Teknik Unmul, F. Hukum, ABA,  UI, Akper,  SMA,  Unair, SMU  STM  ITB, SPMA,  SMP,  Untag, SKKA,  SKKP,  ITSSTN,  PGAN,  IPBSD,  FKIP,  UGM, SR,  IKIP,  Unhas.

• Penulisan Nama Pendidikan agar sesuai dengan urutan sebagai berikut:

1. Fakultas, Jurusan, Universitas, Kota
2. Akademi, Jurusan, Kota
3. Sekolah, Jurusan, Kota

Contoh:

• Tarbiyah dan Keguruan, Pendidikan Agama Islam, UIN, Jambi
• Fekon, Akuntantasi, Unmul, Samarinda
• F. Kedokteran, Umum, Airlangga Surabaya
• FKIT, Teknik Listrik, IKIP, Surabaya
• STIE, Manajemen Pemasaran, Jambi
• Akper, Keperawatan, Jambi
• ABA, Sastra Inggris, Yogyakarta
• Poltek, Tata Niaga, Samarinda
• SMAN 4, IPS, Muarojambi
• SMKN 2, Muarojambi
• SMPN 13, Muarojambi

 

15. Penulisan Lulus Tahun

Angka tahun lulus Pendidkan terdiri dari 4 digit

Contoh : 1999 /2004/2009

16. Penulisan Tingkat Ijazah

Tanpa menggunakan spasi di antara tanda titik tengah

Tanpa menggunakan tanda titik setelah karakter terakhir

Contoh : S.3, S.2,S.1, D.IV, D.III, D.II, D.I, SMA, SMK,  SLTP, SD

17. Penulisan Tangal Lahir

Diisi dengan tanggal lahir yang bersangkutan, sesuai  yang tercantum dalam SK CPNS.

Input datany: dd/mm/yy

Contoh: 1/4/03 atau 01/04/03
  

18. Penulisan Catatan Mutasi

Diisi mutasi terakhir dari atau ke instansi lainya.

19. Penulisan Keterangan

Diisi keterangan penting/perlu, misalnya :

• TB : Tugas belajar

• CTN : Cuti di luar tanggungan Negara

• MD : Meninggal dunia

• PT : Purna Tugas (Pensiun)

• Keterangan lainnya yang dianggap perlu.

 

Dasar Hukum :

• Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 1999;

• Peraturan Pemerintah No. 15 Tahun 1979;

• Surat Edaran Kepala BAKN No. 03 Tahun 1980.

 

Pengumuman dan Keberatan Atas No. Urut Dalam DUK

1. Pengumuman

DUK yang telah ditetapkan, diumumkan dngan cara sedemikian rupa sehingga PNS yang bersangkutan bisa dengan mudah untuk membacanya.

2. Keberatan

Bila ditemukan keberatan atas No. urut dalam DUK, kita dapat mencermati hal sebagai berikut :

• Apabila  terdapat PNS yang merasa keberatan atas No.urut dalam DUK, maka PNS yang bersangkutan berhak untk mengajukan keberatan secara tertulis kepada Pejabat Pembuat DUK yang bersangkutan melalui hirarki.

• Keberatan, harus sudah diajukan dlam jangka waktu 30 hari terhitung mulai diumumkan DUK. Apabila melebihi jangka waktu 30 (tiga puluh) hari tidak dipertimbangkan.

• Pejabat Pembuat DUK wajib mempertimbangkan keberatan yang diajukan oleh PNS dalam lingkungannya masing-masing.

• Apabila keberatan yang diajukan mempunyai dasar2 yang kuat, maka Pejabat Pembuat DUK menetapkan Perubahan no. urut dalam DUK sebagaimana mestinya dan memberitahukan kepada PNS yang bersangkutan.

• Apabila keberatan yang diajukan tidak mempunyai dasar yang kuat, maka Pejabat Pembuat DUK menolak keberatan tersebut secara tertulis.

• Perubahan No.urut atau penolakan atas keberatan harus telah ditetapkan dan diberitahukan oleh Pejabat Pembuat DUK kepada PNS yang bersangkutan dalam jangka waktu empat belas hari terhitung dari tanggal ia menerima surat keberatan tersebut.

• Apabila Pegawai yang tersebut merasa tdak puas atas penolakan keberatan yang diajukanya, maka ia dapat mengajukan keberatan banding secara tertulis kepada Atasan Pejabat Pembuat DUK melalui hierarki disertai dengan alasan yang lengkap.

• Keberatan harus telah diajukn dalam kurun waktu empat belas hari terhitung mulai dari ia menerima penolakan atas keberatanya. Keberatan yng diajukan melebihi kurun waktu empat belas hari tidak dipertimbangkan. 

• Keberatan atas no. urut DUK diajukan melalui hierarki, oleh sebab itu keberatan tersebut dikirim kepada Atasan Pembuat DUK melalui Pejabat Pembuat DUK. Pejabat Pembuat DUK wajib mempelajari dengan seksama keberatan PNS yang bersangkutan dan membuat tangapan terakhir atas keberatan itu.

• Tanggapan yang dimaksud disampaikan kepada Atasan Pejabat Pembuat DUK bersama dengan surat keberatan dari PNS yang bersangkutan.

 

Perubahan Dan Penghapusan No. Urut Dalam DUK 

1. Perubahan 

• Jika pada tahun yang bersangkutan terjadi mutasi Kepegawaian yang menyebabkan perubahan no. urut dalam DUK, pejabat pembuat DUK mencatat perubahan.

• Setiap mutasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pengangkatan dalam jabatan, pengangkatan menjadi PNS, pemindahan , pemberhentian, meninggal dunia, dan lain-lain menjadikan perubahan dalam DUK. 

• Untuk memudahkan pengurusan DUK, maka perubahan2 bahan yang akiba mutasi Kepegawaian, cukup dengan menuliskan bentuk mutasi Kepegawaian dan tnggal berlakunya pada lajur yang telah disediakan. 

2. Penghapusan 

Nama PNS dapat dihapuskan dari DUK apabila memenuhi persyaratan sebagi berikut : 

• Diberhentikan sebagai PNS; 

• Meninggal dunia; 

• Pindah instansi.

• Penghapusan nama tersebut dilakukan pada waktu penyusunan DUK untuk tahun berikutnya. 

 

Penggunaan Daftar Urut Kepangkatan 

Penyusunan duk ini dapat digunakan sebagai :

• Salah satu bahan objektif ketika melaksanakan pembinaan karir PNS.

• Dengan Daftar Urut Kepangkatan, pembinaan karir PNS bisa dilakukan dengan lebih objektif. Diantaran pembinaan karir kepangkatan, penempatan jabatan, pengiriman latihan jabatan, dll.

• Bila diperoleh lowongan, Pegawai Negeri Sipil yang memangku DUK yang lebih tinggi, patut dipertimbangkan lebih dahulu. Pertimbangan untuk PNS yang menduduki no.urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. Tidak berlaku untuk PNS yang : Dikenakan pemberhentian sementara, Sedang menjalani cuti di luar tanggungan Negara, terkecuali PNS wanita yang menjalani cuti karena untuk persalinan anaknya yang ke IV dan seterusnya. Penerima uang tunggu