BAB
1
Ruang Lingkup
Administrasi Kepegawaian
Kompetensi Dasar
3.1 Memahami administrasi kepegawaian
4.1 Melakukan pengelompokan administrasi
kepegawaian
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan siswa
dapat
1. menjelaskan konsep administrasi;
2. menjelaskan konsep tenaga kerja pada
umumnya;
3. menjelaskan konsep pegawai;
4. mengemukakan konsep administrasi
kepegawaian;
5. menguraikan prinsip-prinsip administrasi
kepegawaian;
6. menerangkan fungsi administrasi
kepegawaian;
7. menjelaskan asas pembinaan pegawai;
8. melakukan identifikasi ruang lingkup
administrasi kepegawaian; dan
9. mengelompokkan ruang lingkup administrasi
kepegawaian.
Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 1
Administrasi kepegawaian pada dasarnya
merupakan proses paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan
sistem kepegawaian. Dalam hal ini dilakukan dengan pengumpulan informasi yang
berhubungan dengan kelengkapan atau perlengkapan dari administrasi umum yang
berhubungan dengan personal.
Administrasi kepegawaian dalam instansi
pemerintah tidak dapat dilepaskan dari kegiatan administrasi secara keseluruhan.
Lingkup kegiatan administrasi kepegawaian, antara lain penerimaan, penempatan,
pengembangan, dan pemberhentian tenaga kerja dalam rangka memenuhi kebutuhan
organisasi sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
A. Memahami Administrasi
Administrasi merupakan sebuah bentuk
usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai
target/tujuan organisasi. Jadi, administrasi mempunyai peranan yang sangat krusial dalam
semua aktivitas sebuah organisasi. Berikut ini disajikan beberapa pendapat para ahli
mengenai definisi administrasi.
1. Arthur Grager
Arthur Grager menyatakan bahwa administrasi
adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu
organisasi.
2. George Terry
George Terry berpendapat bahwa administrasi
adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran,
serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
3. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo
Menurut pandangan Prof. Dr. Prajudi
Atmosudirdjo, administrasi negara melakukan fungsi bantuan pemerintah, berarti pemerintah
(pejabat) tidak dapat memenuhi tugas-tugas tanpa administrasi negara.
4. Sondang P. Siagian
Sondang P. Siagian menjelaskan administrasi adalah
keseluruhan dari proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
5. The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, definisi administrasi
secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam
suatu kemitraan untuk mencapai tujuan tertentu.
B. Memahami Tenaga Kerja
Tenaga kerja adalah seorang penduduk yang
memiliki usia kerja. Berdasarkan UU Nomor 13 Tahun 2003 Bab I Pasal 1 Ayat 2 menyebutkan
bahwa seorang tenaga kerja merupakan seseorang yang mampu melakukan suatu pekerjaan
untuk menghasilkan barang atau jasa dalam memenuhi kebutuhannya sendiri atau
masyarakat sekitar. Secara keseluruhan,
penduduk dalam suatu pemerintahan atau negara
memiliki dua kelompok, yaitu tenaga kerja dan bukan tenaga kerja. Usia yang
ditentukan oleh pemerintah Indonesia berumur 15 sampai 64 tahun.
2 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian
Kebutuhan akan tenaga kerja dapat disebut
sebagai kesempatan kerja. Kesempatan
kerja adalah suatu keadaan yang menggambarkan
terjadinya lapangan kerja (pekerjaan) untuk diisi pencari kerja. Kesempatan kerja di
Indonesia dijamin dalam UUD 1945 pada Pasal 27 Ayat 2 yang berbunyi, “tiap-tiap warga
negara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak”. Berdasarkan bunyi UUD
1945 Pasal 27 Ayat 2 jelas bahwa pemerintah Indonesia menciptakan lapangan
kerja bagi anggota masyarakat karena hal ini berhubungan dengan usaha masyarakat untuk
mendapatkan penghasilan.
C. Memahami Pegawai
Dinyatakan pada pasal 3 Undang-Undang Nomor
8/1974 menyatakan bahwa pegawai negeri adalah unsur aparatur negara, abdi
negara, dan abdi masyarakat yang penuh kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila,
Undang-Undang Dasar 1945, negara, pemerintah, dan pembangunan. Menurut UU Nomor 5 Tahun 2015 tentang Aparatur
Sipil Negara disebutkan bahwa
Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya
disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan
perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. Pegawai aparatur sipil negara
(pegawai ASN) adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja
yang diangkat oleh pejabat pembina
kepegawaian dan diberikan tugas dalam suatu
jabatan pemerintahan atau tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan
perundang-undangan. Selanjutnya yang dimaksud dengan Pegawai Negeri Sipil (PNS)
adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai
pegawai. ASN secara tetap oleh pejabat pembina
kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan, sedangkan yang dimaksud dengan
Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) adalah warga negara Indonesia
yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka
waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan.
D. Memahami Administrsi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian pada dasarnya adalah
proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi berhubungan dengan
sistem kepegawain, dalam hal ini dilakukan dengan pengumpulan informasi yang
berhubungan dengan kelengkapan
atau perlengkapan dari administrasi umum yang
berhubungan dengan seorang personal (Depdikbud, 1994: 41). Adapun administrasi
kepegawaian dapat dirumuskan sebagai
berikut.
1. Sebagai Ilmu
Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga
manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.
2. Sebagai Proses
Proses penyelenggaraan politik kepegawaian
“kebijakan politik kepegawaian” atau program kerja/tujuan yang berhubungan
dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu.
3. Sebagai Fungsi
Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja
manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai
tujuan tertentu yang meliputi
kegiatan, antara lain
a. merumuskan tujuan dan sasaran pokok
kebijaksanaan politik; serta
b. menyusun organisasi untuk menyelenggarakan
pelaksanaan tujuan dan sasaran pokok/kebijaksanaan politik.
4. Sebagai Seni
Memilih pegawai baru dan menggunakan
pegawai-pegawai lama dengan cara sedemikian rupa sehingga dari segenap tenaga
kerja manusia tersebut diperoleh hasil dan jasa yang maksimal, baik mengenai
jumlah maupun mutunya. Menurut
Sondang P. Siagian (2002: 2) administrasi
kepegawaian adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
E. Prinsip-Prinsip Kepegawaian
Prinsip-prinsip kepegawaian ada beberapa macam
sebagai berikut.
1. Prinsip Kemanusiaan
Prinsip kemanusiaan sudah cukup dilaksanakan
dengan baik karena telah diberikan waktu cuti, kemudian tunjangan untuk anak dan
istri pun juga cukup. Pangkat yang lebih tinggi tidak bertindak sewenang-wenang.
Artinya, para PNS dapat pulang
sesuai jadwal pulang kantor.
2. Prinsip Demokrasi
Kadang belum terlaksana dengan baik. Bawahan
mempunyai sarana untuk berpendapat, namun biasanya tetap saja kurang
diperhatikan dengan pejabat atasan. Akan tetapi, rencana saluran untuk
keberatan berjalan cukup baik.
3. The Right Man on The Right Place
Sering kali prinsip ini tidak berjalan dengan
baik karena banyak pegawai yang tidak bekerja sesuai dengan keahliannya, kecuali
dalam pekerjaan tertentu yang memang harus ditangani oleh orang yang ahli, seperti
bagian teknik yang mungkin orang yang tidak menempuh pendidikan sesuai bidangnya
sehingga tidak dapat melakukannya. Namun, banyak pegawai yang kuliah di jurusan
A, misalnya menjadi pekerja di bidang B. Contohnya, A kuliah di jurusan
teknik geologi tetapi malah bekerja di bidang kesekretariatan di kecamatan yang
tugasnya mengurusi surat-surat.
4. Equal Pay for Equal Work
Pekerja menilai sistem pembagian gaji itu adil
apabila menerima gaji yang sama besar dengan performa atas pekerjaan yang
telah dilakukan. Untuk mengetahui digaji secara adil atau tidak, haruslah
dilakukan analisis keadaan kantor pegawai,
seperti banyaknya staf yang ada, jabatan apa
saja yang ada, gaji yang diterima oleh setiap orang, dan kenaikan (gaji/jabatan) atas
prestasi yang telah dilakukan. Lalu dibandingkan dengan gaji dengan pegawai
lainnya di kantor tersebut sehingga
dapat diperhitungkan apakah gaji yang
diberikan adil atau tidak.
5. Prinsip Kesatuan Arah
Prinsip kesatuan arah ini berlandaskan
Pembukaan UUD 1945 alinea ke IV, termaktub tugas yang diamanatkan pemerintah adalah agar
menjadi bangsa yang mempunyai satu kesatuan yang utuh. Dengan adanya prinsip
kesatuan arah itu diharapkan
dapat mencapai kesejahteraan masyarakat
Indonesia secara menyeluruh. Namun, pelaksanaannya belum tercapai karena kesejahteraan
masyarakat belum merata dan masih sangat harus dikoordinasi lebih baik
lagi untuk mencapai kesatuan arah
untuk mencapai kesejahteraan.
6. Prinsip Kesatuan Tujuan
Dalam hal ini, harus jelas tujuan organisasi
yang dimuat di visi misi perusahaan tersebut. Hal tersebut menjadi acuan gerak dan
program kerja. Kesatuan tujuan ini merupakan kunci pokok keberhasilan suatu
perusahaan. Mengenai pelaksanaan
prinsip kesatuan tujuan ini berjalan dengan
sangat baik karena jelas visi dan misinya suatu perusahaan sehingga tidak
membingungkan para pegawainya. Jadi, perusahaan dan para pegawainya mempunyai
tujuan yang sama.
7. Prinsip Komando
Komando berarti ada pimpinan yang mengarahkan
dan lebih baik komandonya tunggal agar fokus pada tujuan perusahaan.
Pelaksanaan prinsip komando dapat berjalan baik dengan pimpinan dari setiap
bidang harus tunggal, tidak boleh
pimpinan bidang A memberi perintah kepada
bawahan bidang B.
8. Prinsip Efisiensi dan Produktivitas Kerja
Prinsip ini harus jelas karena berhubungan
dengan prinsip the right man on the right place. Efisiensi tidak tercapai apabila
pekerjaan yang harusnya dapat dilakukan oleh sedikit pegawai suatu perusahaan tetapi
pekerjaan itu dilakukan lebih dari
yang seharusnya. Dengan dilakukan oleh banyak
orang, tentu tidak akan mencapai produktivitas kerja secara maksimal.
Pelaksanaannya memang sering sekali terjadi ketidakefisienan dan produktivitas kerja
menurun.
9. Prinsip Disiplin
Pelaksanaan prinsip ini sudah berjalan dengan
baik, namun memang kadang kala banyak pegawai negeri sipil yang sering
terlambat datang ke kantor.
10. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab (Job
Description)
Prinsip ini harus jelas karena berhubungan
dengan prinsip komando. Wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai harus jelas
agar dapat menjadi rujukan dalam pelaksanaan tugasnya di perusahaan tempai
pegawai tersebut bekerja dan juga
harus memahaminya dengan baik. Pelaksanaannya
sudah berjalan, namun tidak sepenuhnya.
F. Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi administrasi kepegawaian dibagi menjadi
dua sebagai berikut.
1. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) yang meliputi perencanaan,pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan fisik yang meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
2. Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian
a. Perencanaan pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan
sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan
perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada.
Perencanaan pegawai merupakan
bagian penting dari dan sebagai kontributor
pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan
sumber-sumber yang diperlukan serta membantu menentukan apa yang
benar-benar dapat dicapai
dengan sumber-sumber yang tersedia. Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki
pemanfaatan pegawai,
menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan
di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai
baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat
membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya.
b. Pengorganisasian kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk
menetapkan, menggolong- golongkan, dan mengatur berbagai macam
kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas, dan wewenang seseorang, serta
pendelegasian wewenang
dalam rangka mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber
dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu
sedemikian rupa sehingga orang- orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja
sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Salah satu efek dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur
organisasi dan dalam struktur organisasi akan tampak bagaimana hubungan
antara satu unit dengan unit lain.
c. Pengarahan pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa
yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang
motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada
kebijakan dan pendekatan yang akan
memuaskan semua pegawai. Namun, ada
aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidaknya untuk membantu memotivasi
pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja. Berikut ini penjelasannya.
1) Menjelaskan kepada para pegawai apa yang
dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan untuk mengetahui apa yang
diharapkan.
2) Pastikan bahwa terdapat hubungan jelas
antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam
itu dikomunikasikan kepada para pegawai.
3) Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan
secara adil dan penilaian tentang kinerja harus objektif.
4) Jika mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan
yang berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya.
5) Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam
lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap
serta mampu diubah- ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan.
6) Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja
atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi harus terus
berkembang.
7) Perhitungkan semua faktor lingkungan dan
sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial
di antara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber
ketidakpuasan.
d. Pengendalian pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian
merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja
pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada
pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok
ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja
yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan. Standar adalah
suatu kriteria atau model baku yang
akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat digunakan
dalam pengendalian kegiatan-
kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan
unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir
pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.
G. Asas-Asas Pegawai ASN/PNS
Dalam menjalankan tugasnya, pegawai ASN harus
berdasarkan pada asas berikut ini.
1. Asas Kepastian Hukum
Asas kepastian hukum dalam setiap
penyelenggaraan kebijakan dan manajemen ASN, mengutamakan landasan peraturan
perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan.
2. Asas Profesionalitas
Asa profesionalitas mengutamakan keahlian yang
berlandaskan kode etik dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Asas Proporsionalitas
Asas proporsionalitas mengutamakan
keseimbangan antara hak dan kewajiban pegawai ASN.
4. Asas Keterpaduan
Asas keterpaduan adalah pengelolaan pegawai
ASN berdasarkan pada satu sistem pengelolaan yang terpadu secara nasional.
5. Asas Delegasi
Asas delegasi bahwa sebagian kewenangan
pengelolaan pegawai ASN dapat didelegasikan pelaksanaannya kepada
kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, dan pemerintah daerah.
6. Asas Netralitas
Asas netralitas bahwa setiap pegawai ASN tidak
berpihak dari segala bentuk pengaruh mana pun dan tidak memihak kepada
kepentingan siapa pun.
7. Asas Akuntabilitas
Asas akuntabilitas bahwa setiap kegiatan dan
hasil akhir dari kegiatan pegawai ASN harus dapat dipertanggungjawabkan kepada
masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
8. Asas Efektif dan Efisien
Asas efektif dan efisien bahwa dalam
menyelenggarakan manajemen ASN sesuai dengan target atau tujuan dengan tepat waktu
sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan.
9. Asas Keterbukaan
Asas keterbukaan bahwa dalam penyelenggaraan
manajemen ASN bersifat terbuka untuk publik.
10. Asas Nondiskriminatif
Asas nondiskriminatif bahwa dalam
penyelenggaraan manajemen ASN, KASN tidak membedakan perlakuan berdasarkan gender, suku,
agama, ras, dan golongan.
11. Asas Persatuan dan Kesatuan
Asas persatuan dan kesatuan bahwa pegawai ASN
sebagai perekat Negara Kesatuan Republik Indonesia.
12. Asas Keadilan dan Kesetaraan
Asas keadilan dan kesetaraan bahwa pengaturan
mencerminkan rasa penyelenggaraan ASN harus terdapat keadilan
dan kesamaan untuk memperoleh kesempatan akan fungsi serta peran sebagai
pegawai ASN.
13. Asas Kesejahteraan
Asas kesejahteraan bahwa penyelenggaraan ASN
diarahkan untuk mewujudkan peningkatan kualitas hidup pegawai ASN.
Untuk meningkatkan SDM pegawai negeri sipil,
diperlukan adanya pendidikan dan pelatihan bagi aparatur negara sebagai
investasi manusia yang harus dilaksanakan oleh
suatu organisasi, tidak saja meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja, juga dalam rangka
mempercepat pemantapan perwujudan perilaku
yang diinginkan (Siagian, 1983:32).
Dalam upaya pembinaan aparatur negara
diperlukan adanya pendidikan dan
pelatihan yang dapat mengembangkan kemampuan
pegawai bukan saja untuk menangani
pekerjaan pada saat itu, tetapi juga untuk
pekerjaan-pekerjaan di masa mendatang.
Artinya, pendidikan dan pelatihan merupakan
investasi di dalam diri pekerja (bank bakat)
yang nantinya siap ditimba apabila untuk
meningkatkan efektivitas operasional suatu
organiasasi (Steers, 1985: 67). Berikut ini
tujuan pembinaan pegawai negeri.
1. Diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan
tugas-tugas perintahan dan
pembangunan secara berdaya guna dan berhasil
guna.
2. Meningkatkan mutu dan keterampilan serta
memupuk kegairahan kerja.
3. Diarahkan menuju terwujudnya komposisi
pegawai, baik dalam jumlah maupun
mutu yang memadai serasi dan harmonis.
4. Terwujudnya pegawai yang setia dan taat
kepada Pancasila dan Undang-Undang
Dasar 1945 serta terwujudnya aparatur yang
bersih dan berwibawa.
5. Ditujukan kepada terwujudnya suatu iklim
kerja yang serasi dan menjamin
terciptanya kesejahteraan jasmani maupun
rohani secara adil dan merata.
6. Diarahkan kepada penyaluran, penyebaran,
dan pemanfaatan pegawai secara teratur
terpadu dan berimbang.
7. Diarahkan kepada pembinaan dengan
menggunakan sistem karier dan sistem
prestasi kerja (Musanef, 1980:34).
H. Tujuan Administrasi Kepegawaian
Efisiensi, efektivitas, dan produktivitas
organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-tingginya
merupakan tujuan utama administrasi. Untuk
mencapai tujuan administrasi, dibutuhkan
peran sumber daya manusia serta peran sumber
daya bukan manusia (Makmur, 2008: 60).
Berikut ini tujuan administrasi kepegawaian.
1. Memperkuat sistem perencanaan dan
pengembangan pegawai serta pemenuhan/
rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan dan
yang tersedia.
2. Mengembangkan sistem manajemen informasi
kepegawaian.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur
untuk meningkatkan kompetensi
sesuai tugas pokok dan fungsi yang
dilaksanakan melalui pendidikan, latihan,
Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 9
peningkatan pendidikan formal, meningkatkan
keterampilan teknik, serta fungsional
aparatur pemerintah.
4. Terwujudnya penataan pegawai sesuai
kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta
memperhatikan pola karier.
5. Peningkatan pembinaan pegawai untuk
meningkatkan akuntabilitas dan
kesejahteraan pegawai.
6. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian
dalam rangka meningkatkan kapasitas
pemerintah daerah untuk mewujudkan tata
pemerintahan yang baik “Good
Governance”.
I. Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian dalam instansi
pemerintah tidak dapat dilepaskan dari kegiatan
administrasi secara keseluruhan. Lingkup
kegiatan administrasi kepegawaian, antara lain
penerimaan, penempatan, pengembangan, dan
pemberhentian tenaga kerja dalam
rangka memenuhi kebutuhan organisasi sesuai
dengan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Dengan demikian, sasaran dan ruang
lingkup kegiatan ini sekaligus
memberikan pengertian administrasi
kepegawaian.
Berikut ini kegiatan administrasi kepegawaian.
1. Staffing, kegiatan tersebut meliputi
penyaringan, interview, pengangkatan, analisis
pekerjaan, uraian pekerjaan, promosi, mutasi,
dan perluasan pekerjaan.
2. Pembinaan, kegiatan tersebut meliputi
bimbingan, penilaian kepegawaian,
inventarisasi, kontrol pemindahan, pelayanan
kesehatan, pencegahan kecelakaan,
kesejahteraan pegawai, dan sebagainya.
3. Hubungan kepegawaian, kegiatan tersebut
meliputi hubungan serikat kerja dengan
organisasi serikat kerja yang lainnya atau
hubungan antara serikat kerja dengan
perusahaan, perundingan kontrak kerja, keluhan
buruh, perwasitan jika terjadi
perselisihan, dan sebagainya.
4. Latihan dan pengembangan, kegiatan tersebut
meliputi job training, latihan
kepeminpinan, pengembangan kepemimpinan,
latihan khusus atau latihan kerja
sebelum menduduki suatu jabatan dan
sebagainya.
5. Kompensasi, kegiatan tersebut meliputi gaji
dan upah, tunjangan, bonus, pembagian
laba, hadiah, dan sebagainya.
6. Komunikasi kepegawaian, kegiatan tersebut,
meliputi buku petunjuk, saluran
komunikasi, pengendalian berita negatif, keluh
kesah, mendengarkan keluhan survei
tingkah laku modal, dan pengharapan.
7. Organisasi, kegiatan tersebut meliputi
penyusunan struktur organisasi, penggunaan
saluran organisasi formal dan informal, dan
mengatasi akibat yang ditimbulkan dari
perubahan organisasi
8. Administrasi, kegiatan tersebut meliputi
penjelasan dan penafsiran mengenai
otoritas, konsultasi, partisipasi, gaya
kepemimpinan dan sebagainya.
9. Kebijaksanaan kepegawaian dan
pelaksanaannya, kegiatan tersebut meliputi
penentuan, kebijaksanaan, strategi, dan
perencanaan kebutuhan tenaga.
10. Tinjauan, perhitungan, dan penelitian,
kegiatan tersebut meliputi program laporan
dan pencatatan; evaluasi kebijaksanaan dan
program; pengujian teori, inovasi,
percobaan dan analisis biaya; serta
keuntungan.
10 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian
Tugas Kelompok
1. Siswa dibagi dalam kelompok. Setiap
kelompok terdiri atas empat siswa dan siswi.
2. Buatlah laporan hasil diskusi tentang
artikel berikut ini.
Menpan-RB: Banyak Penempatan Pegawai Tak
Sesuai Kompetensi
AKURAT.CO, Sampai saat ini masih banyak
penempatan pegawai di pemerintah daerah
tidak sesuai kompetensi yang dimiliki. Hal ini
diyakini perlu ditata ulang agar pelayanan
ke publik lebih maksimal. Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi (Men PAN-RB), Asman
Abnur, mengakui penempatan pegawai di daerah masih
tidak sesuai kompetensi.
“Ya itu masih terjadi,” katanya usai menjadi
keynote speech pada acara launching
buku Meretas Jalan Menuju Tata Kelola
Pemerintahan yang Baik dan Evaluasi AKIP dan RB
di Yogyakarta, Kamis (28/9).
Dia mencontohkan, ada kepala dinas kesehatan
yang tidak diisi oleh orang yang
berlatar belakang pendidikan kesehatan.“Bahkan
dinilai dari orang yang berpendidikan
guru. Itu kan nggak nyambung,” tegasnya.
Asman mengatakan, fakta itu terjadi karena
beberapa hal. Namun, yang disayangkan
adalah karena terikat tim sukses. Banyak
kepala daerah saat maju dalam Pilkada mengajak
pejabat daerah menjadi tim suksesnya.
Setelah menang di Pilkada lalu, kepala daerah
tersebut menempatkan tim suksesnya
sesuai jabatan yang kosong, meski dari
latar belakang pendidikan yang berbeda dengan
jabatan yang kosong. “Padahal itu bukan
kompetensinya,” ungkap Asman.
Untuk penempatan pegawai agar sesuai
kompetensi perlu penataan ulang pegawai.
KemenPAN-RB saat ini sedang menggodok rekruitmen
CPNS, agar penempatannya
sesuai kompetensi.
Menurut Asman, saat ini rekrutmen CPNS baru
dibuka untuk kementerian. Untuk
rekruitmen CPNS tingkat provinsi dan
kabupaten/kota sedang dievaluasi. “Berapa sih
kebutuhan riil pegawai yang ideal di suatu
daerah,” ungkapnya
Asman menegaskan, setelah evaluasi selesai dan
sudah mendapat angka kebutuhan
pegawai secara ideal, rekruitmen baru
dibuka.“Saat ini evaluasi kebutuhan ideal pegawai
di daerah sudah berjalan,” katanya.
Berdasarkan artikel di atas, bagaimana
dampaknya terhadap penyelesaian pekerjaan
dan keberlangsungan kegiatan di
lembaga/instansi tempat bekerja? Analisislah masalah
ini dan presentasikan hasilnya di depan kelas.
Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 11
Rangkuman
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya
melakukan dua fungsi, yaitu fungsi
manajerial dan fungsi operatif (teknis).
Fungsi manajerial berkaitan dengan
pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran
(mental) meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian
pegawai. Sementara itu, fungsi
operatif (teknis) berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik.
Hal ini meliputi pengadaan, pengembangan,
kompensasi, integrasi, pemeliharaan,
dan pemensiunan pegawai.
Berikut ini tujuan administrasi kepegawaian.
1. Memperkuat sistem perencanaan dan
pengembangan pegawai, pemenuhan/
rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan dan
yang tersedia.
2. Mengembangkan sistem manajemen informasi
kepegawaian.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur
untuk meningkatkan kompetensi
sesuai tugas pokok dan fungsi yang
dilaksanakan melalui pendidikan, latihan,
peningkatan pendidikan formal, meningkatkan
keterampilan teknik, serta
fungsional aparatur pemerintah.
4. Terwujudnya penataan pegawai sesuai
kompetensi jabatan dan syarat jabatan
serta memperhatikan pola karier.
5. Peningkatan pembinaan pegawai untuk
meningkatkan akuntabilitas dan
kesejahteraan pegawai.
6. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian
dalam rangka meningkatkan
kapasitas pemerintah daerah untuk mewujudkan
tata pemerintahan yang
baik atau “good governance”.
Uji Kompetensi
A. Soal Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang paling tepat.
1. Tenaga kerja adalah semua orang yang
bersedia dan sanggup bekerja, termasuk
mereka yang menganggur meskipun bersedia dan
sanggup bekerja dan mereka
yang menganggur terpaksa akibat tidak ada
kesempatan kerja merupakan
pengertian tenaga kerja menurut ....
a. George Terry
b. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo
c. Sondang P. Siagian
d. Sumitro Djojohadikusumo
e. The Liang Gie
2. Menurut UU Nomor 5 Tahun 2015 tentang
Aparatur Sipil Negara disebutkan bahwa
Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya
disingkat ASN adalah ....
a. orang-orang yang melakukan pekerjaan dengan
mendapat imbalan jasa berupa
gaji dan tunjangan dari pemerintah atau badan
swasta
b. profesi bagi pegawai negeri sipil dan
pegawai pemerintah dengan perjanjian
kerja yang bekerja pada instansi pemerintah
12 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian
c. tenaga kerja manusia jasmaniah maupun
rohaniah (mental dan pikiran) yang
senantiasa dibutuhkan dan menjadi salah satu
modal pokok dalam usaha kerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu
(organisasi)
d. penduduk dalam usia kerja yang siap
melakukan pekerjaan, antara lain yang
sudah bekerja, sedang mencari pekerjaan, dan
yang bersekolah
e. warga negara Indonesia yang memenuhi syarat
tertentu diangkat berdasarkan
perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu
dalam rangka melaksanakan tugas
3. Kesejahteraan masyarakat belum merata dan
masih sangat harus dikoordinasi lebih
baik lagi untuk mencapai kesatuan arah yang
mencapai kesejahteraan. Hal ini sesuai
dengan Pembukaan UUD 1945 alinea ke IV,
termaktub tugas yang diamanatkan
pemerintah. Untuk itu perlu adanya ....
a. prinsip efisiensi dan produktivitas kerja
b. prinsip komando
c. prinsip kesatuan arah
d. prinsip wewenang dan tanggung jawab
e. prinsip disiplin
4. Pemerintah memberikan perhatian khusus
untuk atlet yang memiliki prestasi di
kancah dunia. Pemerintah melalui Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) akan
memfasilitasi atlet menjadi Pegawai Negeri
Sipil (PNS). Nantinya, atlet yang menjadi PNS
akan ditempatkan di daerah atau di
pemerintah pusat karena keahliannya dibutuhkan
dalam pengembangan prestasi
olahraga di tanah air sehingga melahirkan
atlet berprestasi di kancah dunia. “Akan
ditempatkan apakah di Kemenpora atau
didistribusikan ke daerah karena keahlian
dibutuhkan untuk apakah menjadi pelatih di
Dinas Olahraga atau di tingkat nasional.
Kita rumuskan dengan Kemenpora,” jelasnya
(...) (Sumber: RRI .co.id).
Penempatan para atlet yang diterima seperti
pada bacaan di atas sesuai dengan
prinsip ....
a. equal pay for equal work
b. kesatuan arah
c. demokrasi
d. kemanusiaan
e. the right man on the right place
5. Pengorganisasian pegawai adalah ....
a. sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai
pada masa yang akan datang
berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi
dan persediaan tenaga kerja
yang ada
b. proses pengukuran dan penilaian tingkat
efektivitas kerja pegawai serta
tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi pada
pencapaian tujuan organisasi
c. langkah untuk menetapkan, menggolongkan,
dan mengatur berbagai macam
kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas
dan wewenang seseorang,
pendelegasian wewenang dalam rangka untuk
mencapai tujuan
d. pengawasan dalam membuat analisis mendalam
tentang apa yang memotivasi
setiap pegawai adalah tidak praktis
e. proses pembinaan pegawai negeri sipil
secara menyeluruh merupakan segenap
aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah
penggunaan tenaga kerja
Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 13
6. Kegiatan penyaringan, wawancara,
pengangkatan, analisis pekerjaan, uraian
pekerjaan, promosi, mutasi, dan perluasan
pekerjaan merupakan kegiatan ....
a. pembinaan
b. staffing
c. hubungan
d. pembinaan
e. kompensasi
7. Berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau
menggunakan pikiran (mental) yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian pegawai
merupakan ....
a. fungsi teknis
b. fungsi manajerial
c. fungsi manajemen
d. fungsi administrasi kepegawaian
e. fungsi pengorganisasian
8. Dalam tindakan pengorganisasian, apabila
isi pekerjaan dan kewajiban telah
ditetapkan, langkah berikutnya adalah ....
a. memahami dan menghayati tujuan organisasi
b. membagi habis pekerjaan dalam kegiatan
bagian
c. menggolongkan kegiatan dalam satuan yang
praktis
d. menempatkan pegawai
e. mengadakan pembinaan pegawai
9. Sebagian kewenangan pengelolaan pegawai ASN
dapat didelegasikan
pelaksanaannya kepada kementerian, lembaga
pemerintah nonkementerian, dan
pemerintah daerah merupakan asas ....
a. delegasi
b. netralitas
c. persatuan dan kesatuan
d. non-diskriminatif
e. kesejahteraan
10. Bimbingan, penilaian kepegawaian, inventarisasi,
kontrol pemindahan, pelayanan
kesehatan, pencegahan kecelakaan,
kesejahteraan pegawai, dan sebagainya.
Pernyataan tersebut merupakan bagian ....
a. latihan dan pengembangan
b. komunikasi
c. kebijaksanaan kepegawaian dan
pelaksanaannya
d. staffing
e. controlling
11. Gaji dan upah, tunjangan, bonus, pembagian
laba, hadiah dan sebagainya.
Pernyataan tersebut merupakan bagian dari ....
a. kompensasi
b. organisasi
c. manajemen
d. pelatihan dan pengembangan
e. administrasi
14 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian
12. Efisiensi, efektivitas, dan produktivitas
organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-
tingginya merupakan ….
a. tujuan utama administrasi
b. fungsi administrasi
c. manfaat administrasi
d. tugas administrasi
e. ruang lingkup administrasi
13. Tujuan utama komunikasi di lingkungan
suatu organisasi dalam konteks kegiatan
pengarahan adalah ....
a. mempermudah penyampaian informasi
b. memberikan informasi yang diperlukan
pegawai
c. memengaruhi tingkah laku pegawai
d. menciptakan jaringan kerja antarpegawai
e. menggolongkan pegawai sesuai pangkat dan
jabatannya
14. Pembinaan aparatur negara yang
diorientasikan kepada kemampuan, kesetiaan,
pengabdian, dan tanggung jawab pegawai negeri
terhadap negara dan bangsa
merupakan salah satu usaha untuk mengimbangi
laju pembangunan dan
menghadapi kemajuan di segala bidang. Adapun
yang menjadi tujuan dari
pembinaan pegawai negeri adalah ....
a. menciptakan lapangan kerja bagi anggota
masyarakat karena hal ini
berhubungan dengan usaha masyarakat untuk
mendapat penghasilan
b. menentukan keuntungan yang bersifat
kompetitif dan hasil optimum
c. diarahkan menuju terwujudnya komposisi
pegawai, baik dalam jumlah maupun
mutu yang memadai agar serasi dan harmonis
d. meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja, juga dalam rangka mempercepat
pemantapan perwujudan perilaku yang diinginkan
e. mengembangkan sistem manajemen informasi
kepegawaian
15. Mengutamakan keseimbangan antara hak dan
kewajiban pegawai ASN merupakan
aplikasi dari asas ....
a. keadilan dan kesetaraan
b. keterbukaan
c. efektif dan efisien
d. netralitas
e. komunikasi
B. Soal Esai
Jawablah dengan tepat dan benar.
1. Mengutamakan keseimbangan antara hak dan
kewajiban pegawai ASN merupakan
....
2. Pekerja menilai sistem pembagian gaji itu
adil apabila menerima gaji yang sama
besar dengan performa atas pekerjaan yang
telah dilakukan. Hal ini sesuai dengan
prinsip ....
3. Proses pengukuran dan penilaian tingkat
efektivitas kerja pegawai dan tingkat
efisiensi penggunaan sarana kerja dalam
memberikan kontribusi pada pencapaian
tujuan organisasi adalah ....
Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 15
4. Agar dapat mengembangkan kemampuan pegawai
bukan saja untuk menangani
pekerjaan pada saat itu, tetapi juga untuk
pekerjaan-pekerjaan di masa mendatang
diperlukan ....
5. Bahwa penyelenggaraan ASN diarahkan untuk
mewujudkan peningkatan kualitas
hidup pegawai ASN merupakan ....
6. Mengutamakan keahlian yang berlandaskan
kode etik dan ketentuan peraturan
perundang-undangan merupakan ....
7. Diberikan waktu cuti, kemudian tunjangan
untuk anak dan istri pun juga cukup.
Pangkat yang lebih tinggi pun tidak bertindak
sewenang-wenang, artinya para PNS
dapat pulang sesuai jadwal pulang kantor
merupakan ....
8. Setiap pegawai ASN tidak berpihak dari
segala bentuk pengaruh mana pun dan
tidak memihak kepada kepentingan siapa pun.
Hal ini sesuai dengan....
9. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian
dalam rangka meningkatkan kapasitas
pemerintah daerah untuk mewujudkan tata
pemerintahan yang baik sering disebut
dengan istilah ....
10. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan
tolok ukur atau kriteria untuk mengukur
tingkat keberhasilan dalam bekerja yang dalam
penilaian kinerja disebut ....
C. Soal Esai Uraian
Jawablah dengan ringkas dan benar.
1. Jelaskan mengapa perencanaan pegawai harus
dilakukan dengan baik.
2. Dalam instansi pemerintah tidak dapat
dilepaskan dari kegiatan administrasi secara
keseluruhan. Jelaskan lingkup kegiatan
administrasi kepegawaian.
3. Keberadan pegawai sebagai sumber daya
manusia ditinjau dari sisi kualitas dan
kuantitas merupakan faktor pendorong atau
penggerak bagi organisasi dalam
proses pencapaian tujuannya. Jelaskan kualitas
dan kuantitas sumber daya yang
dapat mendorong dan menggerakkan organisasi
dalam mencapai tujuan.
4. Intinya pendidikan dan pelatihan merupakan
investasi di dalam diri pekerja
(bank bakat) yang nantinya siap ditimba
apabila dapat meningkatkan efektivitas
operasional suatu organiasasi. Jelaskan
seberapa penting peranan diklat bagi
seorang pegawai.
5. Salah satu tujuan administrasi kepegawaian
adalah meningkatkan kualitas sumber
daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi
sesuai tugas pokok, dan fungsi
yang dilaksanakan melalui pendidikan dan
latihan, peningkatan pendidikan formal
dan meningkatkan keterampilan teknik dan
fungsional aparatur pemerintah.
Namun, pada kenyataannya masih dijumpai
pegawai yang belum terampil dalam
menjalankan tugasnya. Berikan pendapat Anda
tentang hal ini.
