TEKNOLOGI PERKANTORAN 

VIRTUAL OFFICE

1. Pengertian Virtual Office

Kantor virtual merupakan kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha.

2. Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor

      1. Tradisional

      2. Transisional

      3. Transformasional

3. Cara Menerapkan Virtual Office

qMenyediakan sumber daya komputer.

qMenyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.

qMenyediakan perlengkapan nonkomputer.

qMenyiapkan sarana telepon yang dapat di-forward(dialihkan).

qMenyediakan kelengkapan untuk  panggilan konferensi.

qMembuat jadwal pertemuan reguler.

qMelaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur.

4. Manfaat Menerapkan Virtual Office dalam Bisnis

      1. Lebih Fleksibel

     2.Hemat Biaya

     3. Banyak Pilihan Pekerjaan

    4.Penghasilan Tidak Terbatas

    5. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

5. Keuntungan Kantor Maya

1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinggamengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan peralatan kantor bagi tiappegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya parapeserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatiandaripada biasanya. 
4. Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja,
5. Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam virtual office ini.
6. Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.

KERUGIAN KANTOR MAYA

    1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

   2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas darioperasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuangsewaktu-waktu.

   3. Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. 

  4. Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.

 5. Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu.

   6. Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.

  7.Kesulitan menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka.

2. Tujuan Otomatisasi Perkantoran

•1.   Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

•2. Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

•      Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi

3.Manfaat dari penerapan otomatisasi perkantoran sebagai 

Merealisasikan pekerjaan kantor menjadi lebih cepat
Mengurangi kebutuhan staf dalam jumlah besar
Hanya memerlukan sedikit tempat menyimpan data

        Data yang disimpan dapat diorg

        Anisir dengan baik

4 kategori pengguna otomatisasi kantor 

1. Manager, orang yang bertanggung jawab mengelola sumberdaya perusahaan, terutama SDM.

2.   Professional, professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya; pembeli, wiraniaga, dan asistentaff khusus menejer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Pengawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti  mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

5. Jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran

1.Wordprocessing

2.Electronicmail / E-mail

3.Voicemail

4.Electronic Calendaring

5.Audio conferencing

6.Video conferencing

7.Computerconferencing

8.Facsimiletransmission

9.Video text

10.Imagestorage and retrieval

        11. Desktop publishing

PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DALAM KEGIATAN MANAJEMEN 

SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa peran sistem informasi manajemen antara lain sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.      Perusahaan menggunakan sistem informasi manajemen untuk mempertahankan persediaan paada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

10.  SIM untuk pendukung pengambilan keputusan.

11.  SIM untuk pengendalian operasional, pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

12.  SIM untuk pengendalian manajemen, yaitu untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya.

13.  SIM untuk perencanaan starategis, tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasiakan mampu mencapai tujuannya.

14.  SIM menganalisis kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkanya.

15.  SIM berperan sebagai penyedia bagi pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Manfaat sistem informasi manajemen, SIM dapat menolong perusahaan untuk:

a.       SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

b.      SIM dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tinngkatan pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.

c.       SIM ini juga sangat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya.

- See more at: http://erpandsima.blogspot.co.id/2015/05/peranan-sistem-informasi-manajemen-sim.html#sthash.h8qIfAN0.dpuf